Privacyverklaring SuperOffice

Deze Privacyverklaring is gepubliceerd op 13 februari 2020. U kunt de vorige versies hier bekijken.

Bij SuperOffice streven we ernaar om uw privacy te beschermen en te respecteren in overeenstemming met de EU General Data Protection Regulation (GDPR) 2016/679, gedateerd 27 april 2016. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd wanneer en waarom we persoonlijke informatie verzamelen, hoe we deze informatie gebruiken, de voorwaarden waaronder we deze informatie kunnen delen met anderen en hoe we deze informatie beveiligen. Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van onze producten en op onze activiteiten ten behoeve van de verkoop, marketing en uitvoering van de contracten met de klanten. De verklaring is ook van toepassing op mensen die solliciteren bij SuperOffice.

Wie zijn wij?

SuperOffice AS ontwikkelt en levert Customer Relationship Management (CRM)-software die de marketing-, verkoop- en klantenserviceprocessen van onze klanten ondersteunt. Het hoofdkantoor van ons bedrijf is gevestigd in Oslo, Noorwegen, en we hebben dochterondernemingen in Noorwegen, Zweden, Denemarken, Duitsland, Nederland, het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland en Litouwen. Het geregistreerde kantooradres van het hoofdkantoor is Wergelandsveien 27, 0167 Oslo, Noorwegen. SuperOffice AS is de gegevensbeheerder en u kunt per e-mail contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer): privacy@superoffice.com.

Wanneer verzamelen en verwerken we persoonlijke gegevens over u?

• Wanneer u gebruik maakt van onze producten en persoonlijke gegevens verstrekt via de producten.
• Wanneer u persoonlijk met ons communiceert, schriftelijk, per telefoon, via sociale media of via onze websites. Hiertoe behoort ook uw communicatie met ons als vertegenwoordiger van een bedrijf, bijvoorbeeld wanneer u een contract met ons sluit of contact met ons opneemt voor ondersteuning of andere problemen. We geven persoonlijke gegevens afkomstig van sociale media niet door en verwerken persoonlijke gegevens buiten de sociale media op geen enkele manier.
• Wanneer we persoonlijke informatie verzamelen via andere, legitieme bronnen, zoals externe gegevensverzamelaars, SuperOffice-marketingpartners, openbare bronnen of sociale netwerken. We gebruiken deze gegevens uitsluitend als u deze bronnen uw toestemming hebt gegeven om uw persoonlijke gegevens te delen met anderen.
• We kunnen persoonlijke gegevens verzamelen als dit een rechtmatig belang dient en als dit belang niet dient te wijken voor uw privacybelangen. Voordat er gegevens worden verzameld, maken we een analyse om te kunnen beoordelen of er een wederzijds belang bestaat voor u en SuperOffice.

Waarom verzamelen en gebruiken we persoonlijke gegevens?

We verzamelen en gebruiken persoonlijke gegevens voornamelijk voor de uitvoering van directe verkoop, direct marketing en klantenservice. We verzamelen ook gegevens over leveranciers, partners en sollicitanten bij of medewerkers van ons bedrijf.

We kunnen uw informatie gebruiken ten behoeve van het volgende:

• u de gevraagde marketingcommunicatie sturen. Hiertoe kan informatie behoren over onze producten en services, evenementen, activiteiten en promoties van de producten en services van onze partners. Deze communicatie vindt plaats op abonnementsbasis en vereist uw toestemming.
• Klanten zullen standaard SuperOffice-abonnementen ontvangen, maar kunnen op elk gewenst moment kiezen voor opt-out.
• u informatie sturen over de producten en services die u bij ons hebt gekocht.
• de uitvoering van directe-verkoopactiviteiten wanneer een rechtmatig en wederzijds belang is vastgesteld.
• u voorzien van informatie over de inhoud en locatie van een webinar of evenement waarvoor u zich hebt aangemeld.
• antwoorden op een contact- of ander webformulier dat u hebt ingevuld op een van de SuperOffice-websites (om een whitepaper te downloaden bijvoorbeeld). Om u een reactie te sturen als u aangeeft contact met ons te wensen of andere formulieren die u ingevuld heeft op onze SuperOffice website (b.v. een download van een whitepaper).
• opvolging geven aan binnenkomende verzoeken (klantondersteuning, e-mails, chats of telefoontjes).
• toegang en diensten beschikbaar stellen die behoren bij een Free Trial van SuperOffice CRM.
• toegang beschikbaar stellen tot ons portaal Klantondersteuning of de website SuperOffice Community.
• voldoen aan contractuele verplichtingen, zoals opdrachtbevestiging, licentiedetails, factuur, herinneringen en dergelijke. Het contract kan rechtstreeks met SuperOffice of met een partner van SuperOffice zijn gesloten. Als er een contract wordt afgesloten met SuperOffice, kan dit contract digitaal worden aangegaan omwille van een efficiëntere contractafhandeling en klantverwerking, waaronder de naleving van wettelijke vereisten.
• u waarschuwen bij een storing in onze dienstverlening (systeemberichten).
• contact met u opnemen om uw mening te peilen over onze producten en services.
• werving en de verwerking van sollicitaties.

Onze rechtsgrondslag voor de verzameling van persoonlijke gegevens

Persoonlijke gegevens verzamelen op basis van toestemming

De verzameling van persoonlijke gegevens op basis van toestemming van de betrokkene wordt uitgevoerd door middel van “Toestemmingsformulieren” waarin de toestemming wordt gedocumenteerd die de persoon heeft gegeven. Een persoonlijke toestemming zal altijd in onze systemen zijn opgeslagen en gedocumenteerd. We mogen digitale marketinguitingen verzenden naar personen die hun toestemming hebben gegeven, voor bijvoorbeeld marketing per e-mail.

Persoonlijke gegevens verzamelen op basis van contracten

We gebruiken persoonlijke informatie om te voldoen aan onze verplichtingen die voortvloeien uit de contracten en overeenkomsten met klanten, partners en leveranciers.

Persoonlijke gegevens verzamelen op basis van rechtmatig belang

We kunnen persoonlijke gegevens gebruiken als dit een rechtmatig belang dient en als de privacybelangen van de betrokkenen niet zwaarder wegen dan dit belang. Meestal hebben we, om vast te stellen of er een rechtsgrondslag voor gegevensverzameling is, een analyse gemaakt waarbij een wederzijds belang voor zowel SuperOffice als de afzonderlijke persoon is vastgesteld. Deze rechtsgrondslag is primair gerelateerd aan onze verkoop- en marketingdoeleinden en we mogen informatie over producten en services verzenden naar onze klanten op basis van een rechtmatig belang. We zullen personen altijd wijzen op hun privacyrechten en hen informeren over het doel waarvoor we persoonlijke gegevens verzamelen.

Welk type persoonlijke gegevens verzamelen we?

We verzamelen naam, telefoonnummer, functie en e-mailadres, naast de naam en contactinformatie van uw bedrijf. Als u een vertegenwoordiger van een bedrijf bent, verwerken we uw persoonlijke contactinformatie in relatie tot dit bedrijf. Wanneer u een contract met ons sluit, kan de handtekening elektronisch worden gezet en dit vereist de verwerking van uw persoonlijke gegevens. We kunnen ook feedback, opmerkingen en vragen verzamelen die we van u hebben ontvangen via servicegerelateerde communicatie en activiteiten, zoals samenkomsten, telefoongesprekken, documenten en e-mails. Via onze websites kunnen we IP-adressen en op de site ondernomen activiteiten verzamelen.

Als u bijvoorbeeld foto's of video's uploadt naar onze Community-website of berichten of opmerkingen eraan toevoegt, kan deze informatie worden gelezen door iedereen die toegang heeft tot de Community-site en worden gebruikt voor doeleinden waarover SuperOffice en u geen enkele controle hebben. Daarom is SuperOffice niet verantwoordelijk voor de informatie die u op de Community-website zet.

Als u solliciteert bij SuperOffice, verzamelen we de gegevens die u verstrekt tijdens de sollicitatieprocedure.

SuperOffice verzamelt of verwerkt geen specifieke categorieën persoonlijke gegevens, zoals bekende unieke identificatiemiddelen of gevoelige persoonlijke gegevens.

Hoelang bewaren we uw persoonlijke gegevens?

We bewaren persoonlijke gegevens zolang als nodig is voor het doel waarvoor de persoonlijke gegevens zijn verzameld en houden er daarbij ook rekening mee dat we uw vragen moeten kunnen beantwoorden of mogelijke problemen moeten kunnen oplossen, moeten kunnen voldoen aan de wettelijke vereisten van de toepasselijke wetgeving, rechtsvorderingen/klachten moeten kunnen behandelen en de gegevens moeten kunnen beschermen.

Dit houdt in dat we uw persoonlijke gegevens gedurende een redelijke termijn na uw laatste interactie met ons behouden. Wanneer de persoonlijke gegevens die we hebben verzameld, niet meer nodig zijn, zullen we deze gegevens op een veilige manier verwijderen. We kunnen gegevens verwerken voor statistische doeleinden, maar in dergelijke gevallen zijn de gegevens geanonimiseerd.

Uw rechten ten aanzien van uw persoonlijke gegevens

U beschikt over de volgende rechten ten aanzien van uw persoonlijke gegevens:

• u hebt het recht een kopie te vragen van de persoonlijke gegevens die SuperOffice van u heeft.
• u hebt het recht SuperOffice te vragen uw persoonlijke gegevens te corrigeren als deze onjuist of verouderd zijn.
  • Als u een klant of een partner bent en een profiel hebt geregistreerd op onze Community-website, kunt u uw gebruikersprofiel bijwerken door u aan te melden bij Community en “Profiel bijwerken” te selecteren.
  • Als u een klant bent en SuperOffice CRM Online gebruikt, kunt u uw gebruikersprofiel in SuperOffice bijwerken door u aan te melden bij SuperOffice en de optie “Mijn personeninformatie weergeven” te kiezen om uw details te bewerken.
• u hebt het recht te vragen om verwijdering van uw persoonlijke gegevens wanneer SuperOffice deze gegevens niet meer hoeft te behouden.
• u hebt het recht uw toestemming voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens op elk moment in te trekken. U kunt bijvoorbeeld uw toestemming voor de ontvangst van e-marketingcommunicatie intrekken:
  • als u uw toestemming voor e-marketing wilt intrekken, kunt u gebruikmaken van de koppeling voor het beheer van uw abonnementen die zijn opgenomen in onze communicatie. Houd er rekening mee dat u mogelijk nog steeds systeemberichten en administratieve communicatie van SuperOffice, zoals opdrachtbevestigingen, systeemberichten en meldingen over activiteiten binnen uw account, kunt ontvangen.
• u hebt het recht SuperOffice te vragen u uw persoonlijke gegevens te verstrekken en, indien mogelijk, deze informatie rechtstreeks door te geven (in een overdraagbaar formaat) aan een andere gegevensbeheerder wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming of contract.
• u hebt het recht te vragen om beperking van verdere gegevensverwerking, ingeval van een geschil in verband met nauwkeurigheid of verwerking van uw persoonlijke gegevens.
• u hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonlijke gegevens, ingeval de gegevensverwerking is gebaseerd op rechtmatig belang en/of direct marketing.

U kunt uw vragen over uw privacyrechten zenden naar privacy@superoffice.com.

Het gebruik van cookies

We gebruiken cookies om informatie te verzamelen over uw navigatie op de websites van het bedrijf navigeert. Informatie over websitenavigatie omvat standaardinformatie van uw webbrowser, zoals het browsertype en de browsertaal, uw IP-adres (Internet Protocol) en de uitgevoerde acties op de websites van het bedrijf, zoals de bekeken pagina's en de koppelingen waarop is geklikt.

Deze informatie wordt gebruikt om websites efficiënter te laten functioneren, om bedrijfs- en marketinginformatie te leveren aan de eigenaren van de site en om persoonlijke gegevens te verzamelen, zoals browsertype en besturingssysteem, opgevraagde pagina, gevolgd pad door de site, domein van ISP, enz. om een beter begrip te krijgen van het gebruik van een website door bezoekers. Cookies en vergelijkbare technologieën helpen ons om de website aan te passen aan uw persoonlijke behoeften, maar ook om veiligheidsbedreigingen en misbruik te detecteren en voorkomen. Als ze zelfstandig worden gebruikt, kunnen cookies u niet persoonlijk identificeren.

Als u geen cookies op onze websites meer wilt accepteren, gaat u naar uw webbrowser en deactiveert u de acceptatie. 

Tracking: SuperOffice maakt gebruik van een aantal marketinghulpmiddelen om een betere ervaring te kunnen bieden aan de klanten die onze website bezoeken. Met deze marketinghulpmiddelen kunnen we samengevoegde gegevens analyseren, zoals de bladerpatronen of muisklikken van bezoekers, om zo te kunnen vaststellen welke pagina’s leiden tot de beste acties. De inzet van dergelijke marketinghulpmiddelen leidt er echter niet toe dat SuperOffice gebruikmaakt van de informatie waarmee u als persoon kunt worden geïdentificeerd. We maken gebruik van Google Analytics als externe dienstverlener: Privacybeleid.

Remarketing: SuperOffice maakt gebruik van remarketing-traceringscookies en -conversiepixels van Google, LinkedIn en Facebook om u speciale aanbiedingen van onze producten of services te kunnen doen via het Google Content Network en via sociale netwerken. Dit kan ertoe leiden dat u een advertentie ziet voor een van onze producten of services nadat u onze website hebt bezocht. Daarnaast creëert SuperOffice ook gepersonaliseerde doelgroepen op basis van e-mails van abonnees en klanten om speciale aanbiedingen van onze producten en services te kunnen doen via sociale media en het Google Content Network. De inzet van dergelijke remarketing-services leidt er echter niet toe dat SuperOffice gebruikmaakt van de informatie waarmee u als persoon kunt worden geïdentificeerd, met uitzondering van de speciale aanbiedingen die we u doen. Bij het gebruik van remarketing kunnen er persoonlijke gegevens waarmee de gebruiker kan worden geïdentificeerd, zoals naam, e-mail en/of telefoonnummer, worden doorgegeven aan de aanbieder van de advertentie of een sociaalmedianetwerk (Facebook bijvoorbeeld). SuperOffice maakt gebruik van retargeting om afzonderlijke personen te vrijwaren van retargeting (bestaande gebruikers van SuperOffice bijvoorbeeld) én om afzonderlijke personen eraan toe te voegen (potentiële gebruikers van SuperOffice bijvoorbeeld).

We maken gebruik van de onderstaande, externe dienstverleners voor remarketing (meer informatie vindt u onder “Gebruik van onderaannemers”):

Facebook: kies hier opt-out voor Facebook-remarketing
Google: kies hier opt-out voor Google-remarketing
LinkedIn: kies hier opt-out voor LinkedIn-remarketing

In een aantal gevallen anonimiseren we de gegevens tussen SuperOffice en de bovengenoemde services met een hash om de beveiliging van de gegevens te kunnen waarborgen.

Hier http://www.aboutcookies.org.uk/managing-cookies vindt u meer informatie over de manier waarop u cookies in uw browser kunt beheren.  

Met wie delen we uw gegevens?

We delen, verkopen, verhuren of verhandelen uw informatie met geen enkele derde zonder uw toestemming, met uitzondering van het hieronder beschrevene:

Externe dienstverleners die namens ons werken:

We geven eventueel uw informatie door aan onze distributeurs, agenten, onderaannemers en andere gerelateerde organisaties, zodat ze u, namens ons, services kunnen aanbieden. 

Externe productaanbieders met wie we samenwerken:

We werken nauw samen met productleveranciers van derde partijen om u een serie producten en services te kunnen bieden die voldoen aan uw aanvullende CRM-behoeften (bijv. beschikbare apps in onze App Store). Wanneer u informeert naar deze producten of deze koopt, zal de relevante productleverancier van deze derde partij uw gegevens gebruiken om u te voorzien van informatie en om zijn verplichtingen na te komen die voortvloeien uit eventueel door u afgesloten contracten met deze partij. In een aantal gevallen zullen productleveranciers van derde partijen optreden als gegevensverwerkers van uw informatie. Daarom adviseren wij dat u het privacybeleid van deze partijen leest en een gegevensverwerkersovereenkomst (DPA) met hen tekent. Deze productleveranciers van derde partijen zullen uw informatie met ons delen en wij zullen deze informatie gebruiken in overeenstemming met deze privacyverklaring.

In geval van wettelijke verplichting:

We zullen uw persoonlijke informatie vrijgeven als dit een wettelijke verplichting is of als we, als bedrijf, redelijkerwijs vermoeden dat vrijgave noodzakelijk is om de rechten van ons bedrijf te beschermen en/of om gevolg te geven aan een gerechtelijke procedure, gerechtelijk bevel of juridische procedure. We zullen er echter alles aan doen om ervoor te zorgen dat uw privacyrechten beschermd blijven.

Gebruik van onderaannemers (verwerkers en subverwerkers)

We kunnen gebruikmaken van onderaannemers om persoonlijke gegevens namens ons te verwerken. We zijn ervoor verantwoordelijk dat deze onderaannemers zich houden aan dit privacybeleid en de toepasselijke wetgeving voor gegevensbescherming door hen een gegevensverwerkersovereenkomst (DPA) te laten tekenen.

Als de onderaannemer persoonlijke gegevens verwerkt buiten het EU/EER-gebied, dient een dergelijke verwerking in overeenstemming te zijn met het EU-kader voor privacy, de EU-modelcontractbepalingen voor de doorgifte naar derde landen of een andere specifiek genoemde wettelijke basis voor de doorgifte van persoonlijke gegevens naar een derde land.

Als er een nieuwe onderaannemer wordt toegevoegd of er een wijziging van onderaannemer plaatsvindt die is gerelateerd aan onze CRM Online-service, zullen klanten hierover worden geïnformeerd in overeenstemming met onze servicevoorwaarden. Een lijst met goedgekeurde onderaannemers maakt deel uit van onze gegevensverwerkersovereenkomst (DPA) die beschikbaar is in het Vertrouwenscentrum.

Facebook: kies hier opt-out voor Facebook-remarketing
Google: kies hier opt-out voor Google-remarketing
LinkedIn: kies hier opt-out voor LinkedIn-remarketing

In een aantal gevallen anonimiseren we de gegevens tussen SuperOffice en de bovengenoemde services met een hash om de beveiliging van de gegevens te kunnen waarborgen.

Hier http://www.aboutcookies.org.uk/managing-cookies vindt u meer informatie over de manier waarop u cookies in uw browser kunt beheren.  

Wijziging van deze privacyverklaring

SuperOffice behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen. De geldende versie is altijd beschikbaar op onze websites. We verzoeken u deze privacyverklaring regelmatig te controleren om er zeker van te zijn dat u tevreden bent met eventuele wijzigingen.

Als we wijzigingen aanbrengen die een significante verandering van onze privacypraktijk met zich meebrengen, brengen we u per e-mail op de hoogte of plaatsen we een melding op onze websites voordat de wijziging van kracht wordt.

Uw recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit

Als u ontevreden bent over de wijze waarop uw persoonlijke gegevens zijn verwerkt, kunt u in eerste instantie contact opnemen via privacy@superoffice.com.

Als u ontevreden blijft, hebt u het recht om voor een beslissing een rechtstreeks beroep te doen op uw nationale toezichthouder. U kunt als volgt contact opnemen met de toezichthouder:

• Noorwegen:
  Datatilsynet
  www.datatilsynet.no
• Zweden:
  Datainspektionen
  www.datainspektionen.se
• Denemarken:
  Datatilsynet
  www.datatilsynet.dk
• Duitsland:
  Elke afzonderlijke Duitse staat beschikt over een gegevensbeschermingsautoriteit die verantwoordelijk is voor de naleving van gegevensbeschermingswetgeving en die bevoegd is met betrekking tot de in de relevante staat gevestigde gegevensbeheerders.
• Nederland:
  Autoriteit Persoonsgegevens 
  autoriteitpersoonsgegevens.nl
• Verenigd Koninkrijk:
  Information Commissioner’s Office (ICO)
  ico.org.uk
• Zwitserland:
  Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC)
  www.edoeb.admin.ch
• Litouwen:
  Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija in Lithuanian
  ada.lt