Wat doet Roma Nederland B.V.?

Roma Nederland is een veelomvattend bedrijf. We zijn echt een isolatiesysteembouwer. Wat houdt dat in? In principe wat je zegt, van de kleine koel- of vriescel bij de bakker of de slager op de hoek, tot de grootste vrieshuizen voor de grootste opslag- en distributiecentra. Daar zijn wij in actief. Wij bouwen dus de isolatieschil. Wij doen zelf niet de koeltechniek maar wij zorgen wel voor de daken, de wanden, de deuren (die we in eigen productie maken), eigen monteurs om eigenlijk de complete schil te verzorgen. Wij zijn daarmee met name actief in de voedselsector, omdat daar het meest gekoeld en gevroren wordt. Daar zit ook meteen ons specialisme, namelijk koel/vries maar ook een stukje verwarmen. Met het gros van de markt zitten wij echt wel in de voedingsindustrie en dan kan je denken aan de aardappelen, groente en fruitsector. Vis, zuivel, vlees, life science en ook heel de keten. Vanaf productie tot aan de supermarkten toe. Een Ahold en Hoogvliet. Zij behoren gelukkig ook tot onze klanten. Het bedrijf Roma Nederland bestaat 42 jaar. Wij zijn nu in totaal met 98 mensen FTE en we hebben eigenlijk een opschaling tot ongeveer 140 mensen normaal in onze projecten. Die opschaling zit hem vooral in onze monteurs op de bouwplaatsen en omdat onze projectenbouwmarkt heel wisselend is in hoeveel werk je te verzetten hebt. Daar zit onze flexibele schil ook wel. Wij zijn gevestigd in Raamdonksveer. Daar hebben wij dus ook een stuk productie, dus we zijn eigenlijk wel een bijzonder bedrijf in een nichemarkt dat ook alles in eigen hand heeft. Bovenal ook een heel projectteam dat projecten kan begeleiden vanaf ontwerp, engineering en uitvoering. Soms zeg ik ook weleens: We zijn een soort bouwbedrijf maar dan echt gespecialiseerd in het bouwen van geconditioneerde ruimtes.

Wat was jullie voornaamste reden om te gaan zoeken naar een CRM-systeem?

Het systeem waar wij toen mee werkte, Lotus Notes, was met name een sterk verouderd systeem. We merkten gewoon dat het heel lastig was voor de commerciële afdeling om de complexiteit van documenten, mail verkeer en verbindingen te leggen tussen bedrijven. We werden meer geleid door het systeem dan dat het systeem ons leidde. Dat heeft ervoor gezorgd dat we op zoek zijn gegaan naar een andere oplossing. Ik praat natuurlijk zelf als een verkoper. Een verkoper is in de regel een lui persoon als het aankomt op administratieve taken. Hij wil makkelijk zijn zaakje kunnen regelen en dat was niet mogelijk. Dit was echt een blok aan het been. Omdat ik natuurlijk verantwoordelijk was voor verkoop wilde ik natuurlijk wel geïnformeerd worden door alle verkopers. Hierdoor werden verkopers dus gedwongen om al hun zaken bij te houden. Denk aan kansen, relaties, bezoeken, etc. Alleen ik ervaarde dat het een ding was dat moest gebeuren. Ik was me er al enige jaren van bewust dat dit beter moest. Het is zo belangrijk om zaken vast te leggen, in welke vorm dan ook. Afspraken, contacten, ervaringen met je relaties. Je ziet namelijk dat verkopers niet altijd binnen je bedrijf blijven. De informatie die zij in hun hoofd hebben moet wel geborgd worden. Dat was met name ook één van de redenen om ervoor te zorgen dat we een systeem hebben waar prettig mee te werken is, dat veelzijdig is, zodat alles vrij snel terug te vinden is voor bijvoorbeeld nieuwe verkopers als die zich gaan oriënteren in hun nieuwe regio.

Heb je het idee dat je met nieuwe projecten eerdere problemen en valkuilen kunt voorkomen?

Ja, absoluut. Kijk in het verleden werd wel het noodzakelijke gedaan. Bijvoorbeeld de scoringskansen op projecten. Alleen gespreksverslagen en ervaringen als een project verloren was en hoe toen de connecties precies waren was lastig om inzichtelijk te krijgen. Dat is nu echt veel makkelijker. In het project dat je nu aanmaakt zijn meteen die koppelingen te maken en het is heel makkelijk terug te vinden. Als je voorheen project A hebt verloren met architect A en nu project B krijgt met architect A zijn al die gegevens terug te vinden. Er is nu heel veel kennis die tussen de oren zit van de verkopers inzichtelijk in het systeem.

Wat is de invloed/impact nu op de bedrijfsresultaten met de invulling van een CRM-systeem?

Dat is heel moeilijk meetbaar. Maar het is heel erg noodzakelijk om goed te functioneren als verkoper met behulp van een CRM-systeem waarbij je heel makkelijk je zaken op orde kan houden. Om een voorbeeld te geven. Wanneer ik een offerte verstuur komt er automatisch een actie in mijn agenda voor de opvolging zodat ik deze niet vergeet. Zo heb je als verkoper ruimte om meer bezig te zijn met je klanten. Het systeem is ondersteunend en het kost weinig tijd. Dit is natuurlijk moeilijk in tijd of geld uit te drukken. Ik zeg altijd maar dat het de olie is die je nodig hebt in een machine en afhankelijk van wat voor systeem je hebt, heb je soepele olie of juist zware olie en wij zijn van zware olie naar hele soepel olie gegaan. Zo zie ik het!

Waarom is digitalisering van bedrijfsprocessen en documenten zo belangrijk in de bouw?

Daar kan ik heel duidelijk over zijn. Het wordt namelijk steeds belangrijker. We leven in een maatschappij waar alles onderbouwd moet worden. Vooral in de sector waar wij in opereren. Contracten en certificaten zijn van groot belang. Het is daarom ook belangrijk dat je deze gegevens goed opslaat. Het is namelijk fijn om terug te kunnen zien of er al afspraken zijn vastgelegd in je CRM-systeem. Het is gewoon heel belangrijk dat wij bij alle projecten nu alles in beeld hebben. We hebben de opdrachtbevestiging in beeld, garantieverklaring, onderhoudsvoorschriften, certificaten maar ook belangrijke mailwisseling. Die bijvoorbeeld onderdeel zijn van het contract. Het is nu veel makkelijker om op een later moment deze weer in te zien.

Nog een paar vragen....

Stel je mag advies geven aan iemand in de bouwsector die een CRM-oplossing overwegen. Wat is dan je advies?

Al doende leert men zeg ik altijd maar. Ervaring is een belangrijk iets. Als je dit zelf niet hebt zorg dan dat je om je heen kijkt. Kijk naar soort gelijke bedrijven. Hoe ervaren zij dit, hoe zetten zij het in. Wij zijn namelijk bij andere aannemers gaan kijken die dezelfde werkprocessen hebben. Wij werken voor ons gevoel echt met twee projectgroepen. Dat is de relatiebeheer groep en de projectenbeheer groep. Die koppelen elkaar kruislinks op allerlei manieren. Daardoor vielen veel systemen voor ons weg. Er waren niet veel systemen die bieden wat SuperOffice biedt. Begin simpel en voeg stapsgewijs dingen toe. Een CRM-systeem is ontwikkeld voor verkopers om zo gestructureerd en eenvoudig mogelijk projecten binnen te halen. Focus op het vastleggen van belangrijke documenten.

Hoe zie jij de toekomst van Roma Nederland B.V. in combinatie met CRM?

Het ziet er tot nu toe heel rooskleurig uit. De markt blijft groeien en de sector waar wij inzitten blijft zich ontwikkelen. De rol van CRM daarin zal steeds belangrijker worden, omdat hoe groter we worden hoe meer belangrijke gegevens vastgelegd moeten worden en dan denk ik juist dat het belangrijk is dat je een systeem hebt dat je daarin kan begeleiden.

Waarom moeten bedrijven SuperOffice overwegen?

Het is voor de projectenbouwmarkt en dus voor ons echt de beste keus. Niet alleen het systeem maar ook de implementatie is op een hele vlotte en begrijpelijke manier gebeurd. Het proces is op een goede manier verlopen en we zijn nog steeds super tevreden!