Altijd een actueel inzicht in de openstaande vragen
De Uitdaging
GGD GHOR Nederland ondersteunt de GGD’en met een helpdesk waar toezichthouders kinderopvang vragen kunnen stellen rondom inspecties en wet- en regelgeving.
Het is wettelijk geregeld dat gemeenten verantwoordelijk zijn voor het toezicht en de handhaving op kindercentra, gastouderbureaus en voorzieningen voor gastouderopvang. De GGD voert namens de gemeenten het toezicht uit. De projectmedewerkers van GGD GHOR Nederland beantwoorden jaarlijks circa 1500 vragen. Voor de komst van SuperOffice werd gewerkt met een centrale mailbox. De mappenstructuur in de mail bood geen inzicht in de contacthistorie van de klanten. Het beantwoorden van de vragen, maken van rapportages en filtering was hierdoor zeer arbeidsintensief.
Met SuperOffice Service kunnen wij de GGD'en beter van dienst zijn en werken wij effectiever
De Oplossing
GGD GHOR Nederland heeft ervoor gekozen om SuperOffice Service te implementeren.
SuperOffice verwerkt automatisch alle inkomende email en voorziet deze van een dossiernummer. Op basis van onderwerp en thema kan het dossier worden toegewezen aan de juiste medewerker. Daarnaast is er altijd actueel inzicht in de openstaande vragen, het aantal vragen per thema en welke GGD(regio) de meeste vragen stelt. Het selfservice portaal van SuperOffice is volledig geïntegreerd met het reeds bestaande GGD Kennisnet. De toezichthouders kunnen via dit portaal direct zoeken in veel gestelde vragen, nieuwe vragen stellen en inzage krijgen in lopende en gesloten dossiers. Daarnaast kunnen ze in het portaal documenten en werkinstructies raadplegen.
De Resultaten
Sinds september 2013 werkt GGD GHOR Nederland met SuperOffice Service. De informatievoorziening richting de inspecteurs is aanzienlijk verbeterd.
De analyses zijn waardevol en bieden aanknopingspunten voor maatwerk ondersteuning per GGD. In 2017 zijn wij overgestapt van de server-versie naar de online-versie van SuperOffice Service en nu zijn wij altijd up-to-date met de nieuwste functionaliteiten. “Wij zijn op de goede weg maar blijven tijd investeren om het gebruik van SuperOffice Service te optimaliseren. De medewerkers ervaren nu de toegevoegde waarde ervan, dat had even tijd nodig want het beantwoorden van vragen is een taak die zij vervullen naast hun overige werkzaamheden. Gelukkig is er wel de overtuiging dat wij door het gebruik van SuperOffice ook echt efficiënter kunnen werken”; aldus Isabella Bolt.
Benieuwd naar het geheim achter de groei van deze bedrijven?
Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang originele content in jouw inbox, speciaal ontwikkeld om relaties te laten groeien.