Meer aandacht voor de klant door 10% efficiency slag
De Uitdaging
Grasgroep is een kleine vastgoedbeheerorganisatie met een ruime ervaring in het beheren van commercieel vastgoed, woningen en Verenigingen van Eigenaren.
Al sinds 2001 maken wij gebruik van SuperOffice. In eerste instantie als kaartenbak voor correspondentie maar al gauw zagen wij dat er veel meer mogelijk was. Wij zijn toen aan de slag gegaan met projecten en selecties en zagen al snel dat daar een enorme efficiency slag in te maken was.
SuperOffice is als maatpak voor processen in de vastgoed branche
De Oplossing
Voor het contract- en sleutelbeheer maakten wij gebruik van een ander platform.
Nadat deze leverancier de stekker uit deze oplossing trok zaten wij even met onze handen in het haar. Hoe nu verder? Wij zijn om tafel gegaan met een consultant van SuperOffice en wij hebben onze bedrijfsprocessen nu compleet geïntegreerd in de online oplossing van SuperOffice. De inrichting is volledig aangepast aan de vaktermen uit onze branche. Als voorbeeld; “project” heet pand en “verkoop” heet contract. Wij gebruiken nu SuperOffice is zijn totaliteit want naast Sales & Marketing gebruiken wij ook Service. 80% van alle binnenkomende verzoeken loopt via Service en gemiddeld verwerken wij zo'n 50 verzoeken per maand. Naast sleutel- en contractbeheer managen wij ook de WOZ-waarden en de meterstanden in SuperOffice.
De Resultaten
Als een klant contact met ons opneemt zien wij in één oogopslag wat er speelt qua openstaande verzoeken (storingen).
Daarnaast zien wij ook wanneer het contract afloopt en welke verzekeringen er lopen. Aan het eind van de looptijd van een contract komt er automatisch een melding zodat wij deze klant kunnen benaderen. Het uitbreiden van de inrichting van Service heeft nu prioriteit 1 zodat wij zo snel mogelijk ons selfservice klantportaal kunnen inschakelen. Wij hebben één doel voor ogen, onze klanttevredenheid verhogen en de klant “ontzorgen”.
