In ieder bedrijf staat de sales pipeline centraal.

Volgens onderzoek door Vantage Point komt 72% van de sales managers meerdere keren per maand met de verkopers bijeen om de pipeline te bespreken.

63% van de respondenten vindt echter dat hun bedrijf de sales pipeline niet goed beheert. Er is dus volop ruimte voor verbetering!

In de wereld van vandaag, waarin iedereen digitaal met elkaar verbonden is, werken verkoop- en marketingteams meer dan ooit op basis van klantgegevens. Ze hebben niet alleen toegang tot informatie om mee te werken, ze zijn er ook verantwoordelijk voor.

Een recent rapport van CSO Insights wijst uit dat “managers meer dan ooit onder druk staan om de vinger aan de pols te houden in hun bedrijf” – en de pipeline is het kloppende hart van de meeste bedrijven.

Wat is een sales pipeline?

Een sales pipeline is een visualisatie waarbij je kunt zien waar potentiële klanten zich bevinden in het verkoopproces. De pipeline laat zien hoeveel omzet er van de verkopers verwacht worden in een bepaalde periode en hoe dit ze verhoud ten opzichte van hun target.

Als je een sales pipeline hebt met een contractwaarde van 100.000 euro en je conversieratio van lead tot verkoop is 10%, dan kun je voor 10.000 euro aan omzet verwachten.

Als je verkoopdoelstelling 20.000 euro is, moet je dus twee keer zo veel leads omzetten in deals.

Als je verbeterpunten in je pipeline kunt aanwijzen, waardoor je meer potentiële klanten in een verder stadium in het verkoopproces kunt brengen, wordt je succesvoller.

En wat is de belangrijkste prikkel om je pipeline te verbeteren?

Hogere inkomsten!

Uit een onderzoek van de Harvard Business Review blijkt dat bedrijven die een formele verkoopprocedure hebben vastgelegd 18% meer omzetgroei hebben dan bedrijven zonder een procedure.

Vooral voor verkopers is een "gezonde" sales pipeline belangrijk. Je kunt daarmee:

• het verkoopproces verbeteren,
• toekomstige bedrijfsresultaten voorspellen,
• verschillende verkoopstrategieën voor jouw bedrijf analyseren,
• middelen beheren en toewijzen voor het afsluiten van verkopen of servicecontracten,
• de voortgang voor het lopende financiële jaar beoordelen
• exact weten wat je nog moet realiseren om je targets te halen.

Een goed pipeline management speelt niet alleen een belangrijke rol bij het sluiten van meer verkopen, maar ook als indicatie voor de algemene gezondheid en de toekomstige richting van je bedrijf. 

Tien bewezen methoden om je sales pipeline te beheren

In dit artikel bespreken we tien best practices: tips om je pipeline te gaan beheren. We beginnen met de meer praktische verkooptechnieken. Daarna laten we zien hoe je het hele proces van je pipeline kunt verbeteren, om je bedrijf succesvoller te maken.

1. Follow-up is onmisbaar

Klanten hebben vandaag de dag meer keus dan ooit. Ze hebben dus ook meer hulp nodig om de juiste keuze te maken en jouw product of dienst te kiezen. Tien jaar geleden waren er slechts 3,68 verkoopgesprekken nodig voor een transactie; nu zijn dat er ruim acht!

De beste verkopers zorgen ervoor dat ze leads blijven volgen om de deal binnen te halen.

De meeste verkopers geven echter al na twee gesprekken de moed op. Zorg dus altijd voor follow-up. Al is het de op twee na grootste uitdaging voor verkopers.

Een manier om vervolgactie te ondernemen bij een potentiële klant, is door een herinnering te sturen, elke keer als dat nodig is. Een andere oplossing is volledige automatisering van het proces: je gebruikt één van je e-mailsjablonen voor automatische follow-up op een bepaalde datum of na een bepaalde tijd (bv. twee weken na het eerste telefoongesprek).

2. Richt je op kwalitatieve leads

Als je de verkoopprocedure nader bekijkt, zie je waarschijnlijk dat elke verkoop bijna even veel tijd kost.

Het is echter beter om je inspanningen te richten op kwalitatieve leads, waar de scoringskans het hoogst is. Hierdoor wordt je niet afgeleid door iets wat niet de moeite waard is.

Zo kun je bijvoorbeeld je verkoopdashboard sorteren van hoog naar laag in plaats van op datum. Je ziet dan meteen welke leads het meest waardevol zijn voor je bedrijf. Als je de verkoopactiviteiten voor elke lead bekijkt, kun je degenen opsporen die de meeste potentie hebben en je daarop richten.

3. Stop geen energie in leads waar je geen controle over hebt

Het is belangrijk om je te richten op waardevolle leads, maar net zo belangrijk om te weten wanneer je moet stoppen met het verkoopproces.

Dat kan moeilijk zijn, vooral als je weken of zelfs maanden bezig bent geweest om een relatie met ze op te bouwen en te onderhouden.

Een lead is doodlopend als deze duidelijk laat weten geen interesse te hebben, als er geen contact mogelijk is of als het niet lukt om de prospect naar een volgend stadium van het verkoopproces te krijgen.

Je moet leren deze doodlopende leads snel te herkennen, zodat je weer verder kunt naar de volgende verkoopkans. Het heeft geen zin tijd te besteden aan een lead die niet van plan is iets te kopen.

4. Monitor je sales pipeline continue

De pipeline is niet statisch, maar dynamisch en verandert voortdurend. Daarom is het goed om de belangrijkste verkoopanalyse die eruit kunnen worden afgeleid, goed in de gaten te houden. Dat zijn zaken als:

• het aantal transacties in de sales pipeline,
• de gemiddelde grootte van de transacties in de pipeline,
• het gemiddelde conversie percentage (afsluitpercentage),
• de gemiddelde tijd die nodig is voor het afsluiten van een transactie (verkoopcyclus).

Maak wekelijks tijd vrij voor het beoordelen van deze cijfers; je ziet dan in één oogopslag hoe het ervoor staat met de pipeline en je bedrijf.

Als je deze cijfers langere tijd bijhoudt, kun je goed zien in hoeverre veranderingen of verbeteringen van je verkoopproces bijdragen aan groei.

5. Herzie (en verbeter) je pipeline-processen

Een verkooptechniek die vandaag werkt, doet dat misschien morgen niet meer; denk bijvoorbeeld aan koude acquisitie.

Dat geldt zeker na de invoering van de AVG, die een grote impact heeft op verkopers.

De beste verkooporganisaties herzien hun pipeline en -technieken regelmatig. Zo zijn ze er zeker van dat alles is geoptimaliseerd en op elkaar afgestemd, voor een maximum aan efficiëntie en succes.

Als het op verkopen aankomt, kan alles – van het eerste verkoopgesprek tot het aantal follow-ups en de offerte – na verloop van tijd worden verbeterd en aangepast, tot je de succesformule gevonden hebt.

De beste aanpak voor deze veranderingen is: knelpunten opsporen, kijken waar het stokt in de pipeline en manieren zoeken om dit te verhelpen. Vervolgens kun je de veranderingen uittesten of mini-“verkoopexperimenten” uitvoeren, om ieder onderdeel van het proces voortdurend te kunnen verbeteren.

Voer je die veranderingen stuk voor stuk, stap voor stap door, dan wordt je pipeline in no time een goed geoliede verkoopmachine!

6. Werk de pipeline regelmatig bij

Een sales pipeline verandert voortdurend.

Er worden nieuwe leads toegevoegd, andere gaan naar een volgend stadium en er worden verkopen gesloten.

Als je niet oppast, kan je pipeline een warboel of een chaos worden. Daardoor werk je inefficiënt en kun je verkopen mislopen.

Om dit te voorkomen, moet je de gegevens over alle leads up-to-date houden door regelmatig notities en informatie toe te voegen in ieder stadium van het verkoopproces.

Je moet dan inderdaad meer tijd aan administratie besteden. Maar deze tijd kun je natuurlijk nuttig besteden.

7. Houd de verkoopcyclus kort

Bij B2B-bedrijven duurt de verkoopcyclus soms weken of zelfs maanden.

Volgens CSO insights vindt 27% van de verkopers dat een lange verkoopcyclus één van de grootste belemmeringen is voor verkoopeffectiviteit.

De reden hiervoor is simpel: hoe langer het verkoopproces duurt, des te meer kansen potentiële klanten hebben om van gedachten te veranderen of op zoek te gaan naar een ander product of een andere dienst om hun probleem op te lossen.

Daarom is het belangrijk om het verkoopproces zo kort mogelijk te houden.

Als je merkt dat veel leads niet verder komen in het verkoopproces en je niet genoeg verkoopt om je targets te halen, heb je misschien een uitdaging op het gebied van de duur van je verkoopproces. Je moet dan op zoek naar manieren om het verkoopproces te verkorten.

Dat kan betekenen dat de follow-ups sneller achter elkaar komen, of dat je je potentiële klanten meteen in het begin meer informatie geeft, zodat ze sneller tot een beslissing komen.

8. Creëer een gestandaardiseerd verkoopproces

Iedereen begrijpt dat elke klant anders is en een andere benadering vereist bij het afsluiten van een verkooptransactie. Je ziet waarschijnlijk ook dat je verkopers verschillende verkooptechnieken toepassen. Ze ontwikkelen hun eigen werkwijze: afspraken, demonstraties, video boodschappen, follow-ups enz.

Maar eigenlijk hebben de klanten op wie je je richt veel gemeen. Hun onderliggende wensen en redenen om iets bij jou te kopen, zijn in grote lijnen gelijk. En daar moet je gebruik van maken om je pipeline te standaardiseren.

De best presterende verkopers blijken inderdaad een gestandaardiseerde verkoopprocedure te volgen, waardoor ze kunnen groeien en consequent nieuwe omzet genereren.

Daarom beoordeelt één op de drie managers het optimaliseren van hun verkoopproces als de topprioriteit bij sales management.

Verkooptechnieken op maat kosten tijd en er ontstaat meer overhead; dat is van invloed op je resultaten. Een gestandaardiseerd, herhaalbaar verkoopproces kan in de loop van de tijd perfect worden afgestemd en kan meegroeien met je bedrijf.

9. Bied je potentiële klanten meer content

Telefoongesprekken en e-mails staan vaak centraal in de communicatie met potentiële klanten, maar deze hebben vaak behoefte aan meer en diepgaandere informatie om erachter te komen of jouw product of dienst geschikt voor hen is.

Bedenk voor elke stap in de sales pipeline wat voor soort content jij je potentiële klanten kunt bieden waarmee jij je boodschap versterkt en hen naar de volgende fase brengt.

Content speelt een nog grotere rol wanneer je de potentiële klanten verder in de verkooptrechter brengt. Wat voor soort content kun jij bieden?

Hiervoor moet je luisteren naar wat de potentiële klanten te zeggen hebben.

Tijdens verkoopgesprekken bieden ze je inzicht in de soorten content waaraan ze behoefte hebben in ieder stadium van de pipeline. Zo kunnen ze bijvoorbeeld eenvoudige vragen stellen als: “Hebt u hier een handleiding bij?” of “Kan ik een productbeschrijving downloaden?”

Als je dit soort content beschikbaar hebt, stuur het dan. Zo niet, koppel deze informatie dan terug naar de afdeling marketing.

De uitdaging hierbij is dat slechts 27% van de verkopers die in het veld werken en potentiële klanten ontmoeten, samenwerken met de afdeling marketing op het gebied van content-creatie.

Als het verkoop- en marketingteam samenwerkt, kun je content creëren die potentiële klanten graag willen hebben (dat is een cruciaal onderdeel van het verkoopproces), in plaats van content te produceren die toch niet gebruikt wordt.

10. Maak gebruik van CRM om de verkoop te managen

Als de pipeline vol zit met leads in alle verschillende fasen van het proces, zorg dan dat je deze goed beheert.

Eenmanszaken met een beperkt budget die slechts een paar verkooptransacties per maand afsluiten, kunnen alle gegevens uit de pipeline wel kwijt op een Excel-spreadsheet. Maar voor een bedrijf dat groeit, is het raadzaam de aanschaf van een CRM systeem te overwegen om alle verkoopactiviteiten te kunnen bijhouden.

Zonder een specifiek CRM systeem kun jij je pipeline simpelweg niet goed beheren. CRM software is zelfs zo’n integraal onderdeel van de verkoop geworden, dat de best presterende verkopers het hun op één na belangrijkste verkooptool noemen.

Met een CRM systeem kun je verschillende processen automatiseren, maar ook statistieken opstellen en gemakkelijk grote volumes leads beheren. Ook heeft je team snel toegang tot de juiste informatie op het juiste moment.

Conclusie

De pipeline is zogezegd het kloppende hart van je bedrijf. Het belang en de waarde ervan kunnen niet genoeg benadrukt worden.

Als je je pipeline niet met succes beheert, loop je het risico nieuwe klanten en omzet missen.

Meer dan 60% van alle sales managers is van mening dat de pipeline in hun bedrijf slecht beheerd wordt. De kans bestaat dus dat jij op dat gebied ook iets moet verbeteren.

Met de tien bewezen methoden die we hebben laten zien, kun je zorgen dat je pipeline een gezonde hartslag heeft, je werkzaamheden beter organiseren en structureren, de verkoopcyclus verkorten en versnellen en je targets eerder bereiken. Dit zorgt voor groei van je bedrijf.  

Om meer te weten te komen over de manier waarop je je pipeline kunt beheren en verbeteren met CRM software, vraag een gratis demo van SuperOffice Sales. In de demo kun je precies zien welke verkoopfuncties we gebruiken om onze pipeline gezond te houden.