Is jouw inkoopafdeling al bezig met CRM? 

Verkopers zijn gewend om hun klantrelaties in te zien en verkoopkansen op te volgen in CRM. Ondanks dat inkoopafdelingen vaak een vergelijkbare wens hebben voor hun leveranciers merk ik op dat deze afdeling nog niet altijd participeert binnen CRM. En dat is best opvallend. Zeker omdat een succesvolle inkoper steeds meer samenwerkt met andere afdelingen binnen zijn organisatie. Daarvoor is het belangrijk dat informatie wordt gedeeld en er samen wordt gewerkt tussen commerciële afdelingen en de inkoopafdeling.

Wij zien echter wel dat het tij aan het keren is. En dat relatiemanagement voor inkoopafdelingen steeds belangrijker wordt. Voornamelijk wanneer organisaties in een meer volwassen fase komen neemt het belang toe. CRM kan dan een bijdrage leveren in het verbeteren van inkoopprocessen en het optimaliseren van de leveranciersrelatie.

Waar is een inkoper naar op zoek?

Als inkoper wil je alles weten over jouw leveranciers. Ook hier is het belangrijk om concrete bedrijfs- en persoonsinformatie van je contacten snel in te zien. Bovendien wil je de juiste cijfers/omzet kunnen raadplegen en overzicht behouden over de inkoopafspraken en -condities die je contractueel hebt vastgelegd. Daarbij is het van belang dat er geen cruciale datums worden gemist als het gaat om de afloop of vernieuwing van contracten.

Doordat de inkoopprijzen en condities steeds transparanter worden in de markt is de inkoper ook steeds meer bezig met het verbeteren van de relatie met zijn leveranciers. En daar komt CRM om de hoek kijken, aangezien o.a. e-mails, follow-ups, gespreksverslagen, contracten, klachten over leveranciers en notities gestructureerd vastgelegd kunnen worden. Ook wanneer er gevoelige informatie wordt vastgelegd, kan dit uiteraard worden afgeschermd.

Wat zien wij vanuit SuperOffice?

In de afgelopen drie jaar zie ik een toename in het aantal inkopers dat werkt met CRM. Dat heeft enerzijds te maken met de wens om informatie te delen tussen afdelingen waardoor er commerciële voordelen worden behaald aan de verkoop- en inkoopzijde. Anderzijds zien we ook dat specifieke ontwikkelingen bij SuperOffice ervoor zorgen dat de interesse is gegroeid. Drie voorbeelden daarvan zijn:

1. Inkoop is een aparte gebruikersgroep binnen CRM

SuperOffice kent een hoge mate van flexibiliteit. Met "configureerbare schermen" kunnen we per gebruikersgroep aangeven hoe de bedrijfs- en contactpersoonsinformatie wordt weergegeven. Feitelijk kan een inkoper daardoor andere informatie inzien dan een verkoper, terwijl ze hetzelfde systeem gebruiken. Daarmee ziet de inkoper enkel relevante schermen die aansluiten bij zijn functie.

2. Klachten, vragen en verzoeken van leveranciers liggen vast in CRM

In SuperOffice service kunnen alle klant- en leveranciersverzoeken (vragen, klachten, etc) worden afgehandeld. Voor een inkoper is het waardevol om in te zien bij welke verzoeken leveranciers zijn betrokken. Deze informatie wordt bijvoorbeeld gebruikt om prestaties van leveranciers te evalueren, vroegtijdig problemen te signaleren en verbeterkansen te identificeren. 

3. Contractbeheer wordt geborgd in SuperOffice

Contractmanagement wordt een steeds belangrijke onderdeel binnen SuperOffice CRM. Inkopers kunnen het systeem gebruiken om contracten met leveranciers te beheren. Ze kunnen herinneringen instellen voor contractvernieuwingen, naleving van voorwaarden volgen en tijdig actie ondernemen om overeenkomsten te verlengen of te heronderhandelen.

Behoud overzicht over je communicatie met leveranciers, vanuit één centrale plek.

Het gebruik van CRM door inkopers kan dus leiden tot een beter beheer van de leveranciersrelaties, meer gestroomlijnde inkoopprocessen en een effectievere aanpak bij het nemen van inkoopbeslissingen.

Wanneer je open staat om jouw wensen voor de inkoopafdeling te bespreken in relatie tot CRM, neem dan contact op met je accountmanager.