Binnen organisaties worden er jaarlijks duizenden afspraken gehouden met relaties. Steeds vaker gebeurt dit digitaal, maar ook fysieke meetings houden hun waarde. Vaak heb je maar kort de tijd om belangrijke notities en afspraken uit deze meetings vast te leggen. Zeker wanneer je onderweg bent is dit een grote uitdaging. En dat is jammer, aangezien hier belangrijke (commerciële) informatie verloren gaat binnen organisaties.

Wanneer je een bezoek of gespreksverslag binnen SuperOffice wil vastlegen kan dit, vandaag-de-dag, in een activiteitenvenster of een Word document. Dit vergt enige handelingen aangezien je voor het maken van een notitie, verkoopkans, of opvolgingstaken meerdere schermen moet openen. Zowel op mobiel als op de desktop kost dit tijd en handmatig werk. Dit kan efficiënter, directer en met minder fouten.

Met deze oplossing, een kant-en-klaar pakket, vul je vanuit één formulier de besproken informatie in, maak je een verkoopkans aan en worden acties direct uitgezet. De oplossing werkt zowel op je mobiele telefoon als achter de desktop. Dus ook als je onderweg bent ben je verzekert van een efficiënte verslaglegging. In SuperOffice is het mogelijk om contacten met klanten, leveranciers en overige partijen op te slaan, te digitaliseren en te centraliseren voor medewerkers.

Hoe werkt dit? 

Bezoekverslagen vastleggen met een formulier

Met deze oplossing bieden we binnen SuperOffice de gebruiker een formulier aan waarin alle informatie op één plek kan worden vastgelegd. Niet alleen via de desktop/laptop is deze benaderbaar, maar bij de inzet van deze oplossing is deze ook beschikbaar in de mobiele app van SuperOffice.

Hoe werkt de oplossing?

Je opent de betreffende bedrijfskaart en/of persoonskaart waar je je gegevens wilt verwerken. En via het zijpaneel aan de rechterzijde selecteren we “bezoekverslag”. In de mobiele app is de weergave van het formulier op dat moment fullscreen.

Vervolgens kun je op de eerst pagina de datum en tijdstip van het bezoek invullen en de bezoek samenvatting. Vind je het daarnaast belangrijk om interesses van je klanten vast te leggen? Bijvoorbeeld welke andere producten of diensten zij interessant vinden, maar nog niet van je afnemen? Dan kun je dit ook actueel bijhouden vanuit dit verslag en je CRM direct verrijken met deze informatie.

Verslag en interesses vastleggen

Navigeer naar de contactpersoon en kies voor “bezoekverslag” in het zijpaneel (rechts)

De eerste pagina uit het bezoekverslag. Wanneer dit is ingevuld, klik je op volgende.

Verkoopkans aanmaken

Uit een (succesvol) klantbezoek kan een “verkoopkans” ontstaan. De kerngegevens van deze verkoopkans leg je direct vast in dit formulier, waaronder de verkoopnaam, verkooptype, verkoopbron, verkoopwaarde en de verwachte datum dat je de verkoop gaat sluiten. Hierdoor is de kans direct zichtbaar voor iedereen in je organisatie en vul je de verkooppijplijn.

Mogelijkheid tot de creatie van een verkoopkans, welke volgt uit een gesprek.

Taak aanmaken voor jezelf

Na een klantbezoek volgen er vaak taken of acties die je moet ondernemen. Bijvoorbeeld om een offerte uit te brengen en uit te werken. Deze taak maak je hierdoor eenvoudig aan en plaats je op de dag en tijd die voor jou uit komt.

Mogelijkheid tot inplannen van een follow-up taak voor jezelf.

Taak aanmaken voor een collega

Een veelvoorkomende situatie is dat je een collega nodig hebt van jouw team of een andere afdeling voor het opvolgen van een taak. Hoe eenvoudig is het om dan direct deze taak op zijn/haar naam te zetten vanuit dit formulier?

Aanmaken van een taak voor een collega

Bezoekverslag versturen

Nadat je de laatste handeling hebt gedaan klik je op “bezoekverslag versturen”. Het formulier zal dan de informatie wegschrijven naar de juiste posities in SuperOffice CRM. Dit zorgt ervoor dat er een “verkoopkans”, “bezoekverslag”, taak voor jezelf en een taak voor een collega is aangemaakt. Bovendien worden jij en je collega’s herinnert aan de taken die je zojuist hebt aangemaakt via notificatiecenter in SuperOffice. 

Geinteresseerd in de oplossing

Ben jij geïnteresseerd in deze toepassing en ook benieuwd naar hoe de informatie beschikbaar is in SuperOffice?

Of neem contact op met je accountmanager.et je accountmanager.

aOf neem contact op met je accountmanager.