Persoonlijke productiviteit: wat je NIET moet doen om productief te zijn

Probeer je soms zo veel mogelijk werk te verrichten in 24 uur om er dan achter te komen dat je uiteindelijk maar weinig hebt gedaan? Waarom gebeurt dat?

Waarom blijf je het druk hebben, maar ben je uiteindelijk niet productief?

Afleiding, concentratieverlies en focus, vermoeidheid, verkeerde prioriteiten – allemaal bedreigingen die jouw productiviteit in de weg staan.

Hoe kunnen we de manier waarop we werken, individueel en als team, optimaliseren en meer bereiken? Hoe vermijden we afleidingen en wat zijn de meest efficiënte manieren om het eindresultaat te bereiken?

We hebben veel stof tot nadenken. Maar wie enorm druk is, heeft daar geen tijd voor, nietwaar?

Wat is productiviteit?

Traditioneel wordt "productiviteit" geassocieerd met de waarde die iemand binnen een bepaalde tijd kan produceren met gebruik van de beschikbare middelen. Net als een transportband: hoe sneller je dat doet, des te beter.

Tegenwoordig heeft "productiviteit" een meer individualistische betekenis gekregen. Want we accepteren het uiteenlopende gedrag van mensen, zoals werkstijl, motivatie, opleidingsniveaus, persoonlijkheidskenmerken, technologische competentieniveaus, beter.

De nieuwe visie op productiviteit is persoonlijker. Hoe word je productiever, niet hoe kun je meer werk doen.

Een voorbeeld:

als je hard werkt om veel taken in een bepaalde periode uit te voeren, ook wel druk bezig zijn genoemd, is het je doel om meer te doen in minder tijd – kwantiteit. Als je productief bent, is het jouw doel om meer waarde te creëren bij wat je doet – kwaliteit.

Met andere woorden, productiviteit gaat vandaag niet over het aantal taken dat je uitvoert, het gaat erom hoeveel waarde je creëert om dichter bij het gewenste resultaat te komen.

Ontvang de nieuwste SuperOffice Thrive-artikelen in je inbox. Meld je hier aan

 

De formule voor persoonlijke productiviteit

Er bestaat geen universele formule voor persoonlijke productiviteit. Het hangt er helemaal van af wie je bent. Er zijn echter gemeenschappelijke observaties die de productiviteit voor de meeste mensen verhogen.

Om je persoonlijke productiviteitsformule te berekenen, moet je beginnen met het definiëren van je eigen waarden en niet proberen aan de verwachtingen van iemand anders te voldoen.

Denk na over wat je blij maakt als je werkt – wat zorgt ervoor dat jij tevreden bent? Wat zijn de belangrijkste normen die jij hanteert? Maar het belangrijkste: wat is het doel van wat je probeert te bereiken?

Zorg ervoor dat jouw levenswaarden de drijvende kracht achter je arbeidsproductiviteit zijn. Dit helpt je om de juiste focus te hebben en van nature meer te produceren met minder stress.

Toch zijn er een aantal gemeenschappelijke gedragskenmerken die de productiviteit bedreigen.

9 gedragskenmerken die een negatieve invloed hebben op de persoonlijke productiviteit

1. Kwantiteit najagen

Laten we het "transportband"-syndroom eens bespreken. De focus ligt op meer doen in minder tijd, met als doel een hoog volume te produceren.

Wie aan dit syndroom lijdt, beschadigt – doodsimpel – zichzelf. Negatieve bijwerkingen van overbelasting, zoals stress, vermoeidheid en afnemende concentratie, zullen je gezondheid en prestaties op den duur zeker beïnvloeden.

Volgens een rapport van Health Advocate kosten stressgerelateerde ziektes bedrijven 200 tot 300 miljard dollar per jaar aan productiviteitsverlies. Hierbij verliest 60% van de medewerkers door stress hun productiviteit.

Zoals we al zeiden, is productiviteit niet hoeveel meer je kunt doen, maar wat je minder kunt doen. Eén van de eenvoudigste manieren om de filosofie "minder is meer” in de praktijk te brengen, is analyse van je eigen patronen. Hoe vaak en waardoor word je meestal onderbroken? Zodra je weet wat je tijd kost, weet je ook hoe je dit kunt vermijden.

2. Niet jezelf zijn

De productiviteit verschilt van persoon tot persoon. Dus in plaats van de "best practices" van anderen over te nemen om productief te zijn, is het een goed idee om eens goed naar jezelf te kijken.

Wat is jouw drijfveer? Wat is jouw werkstijl? Wanneer voel jij je geïnspireerd?

Persoonlijke wensen zijn heel bruikbaar om een individuele formule voor productiviteit op het werk te creëren. Nogmaals, je waarden definiëren en beschrijven wat arbeidsethiek voor jou betekent, kan een enorme hulp zijn.

Iets doen dat in strijd is met je aard kan nauwelijks productief zijn, want je zult er altijd moeite mee hebben.

Wie bijvoorbeeld introvert is, gaat openbare toespraken en presentaties ten koste van alles uit de weg. Wie het prettiger vindt om alleen te werken, zal er een hekel aan hebben afhankelijk te zijn van collega's. En als jij iemand bent die meer training of begeleiding nodig heeft, zul je het moeilijk vinden om je resultaten alleen te verbeteren – hoe hard je ook je best doet.

Ken jezelf en maak van je karakter eigenschappen jouw sterke punten!

3. Multitasking

Concentreren op één of twee dingen in plaats van op veel, is een beproefde manier om de productiviteit te verhogen.

Onderzoek heeft aangetoond dat frequente omschakeling van de ene taak naar de andere effect heeft op de hersenen, waardoor de focus en concentratie afnemen.

Het duurt ongeveer 25 minuten om je concentratie te herstellen na een onderbreking of afleiding door iets anders. En aangezien onze aandacht bij het werken op een computer slechts 40 seconden continu blijft, zal het moeilijk zijn om terug te keren naar een hoge productiviteit nadat je werd afgeleid.

Veel dingen tegelijk doen zorgt er ook voor dat mensen hun prioriteiten verkeerd stellen. Als je alles tegelijk wilt doen, besteed je misschien niet genoeg tijd aan wat echt belangrijk is en verminder je de waarde van je werk.

En last-but-not-least maakt multitasking je letterlijk kapot. Zelfs als je baan fysiek niet zwaar is, voel je je aan het einde van een dag vol multitasking leeg en uitgeput.

Stel jezelf de vraag welke één of twee taken het meest bijdragen aan je succes en het hoogste rendement opleveren. Richt je dan op die taken en werk ze af tot ze helemaal voltooid zijn.

4. Te ambitieuze doelen formuleren

Veel mensen houden zich te veel bezig met grote, ambitieuze doelen en projecten op de lange termijn, in plaats van te focussen op haalbare, kleinere taken.

Het besluit om het grootste deel van de tijd aan te besteden aan grote projecten leidt tot vermijding en uitstel. Mensen voelen zich overweldigd door de stapel werk die voor ze ligt. Ze lopen gevaar het overzicht te verliezen en uiteindelijk geven ze gewoon op.

In plaats daarvan is het beter om strategisch te werken door je werk op te delen in kleinere, haalbare segmenten. Dit zorgt voor minder zorgen, ontspant het zenuwstelsel en concentreert de mentale energie.

Bovendien zorgt een kleine taak voor een gevoel van positieve bevestiging: de prestatie maakt je oplettend en gemotiveerd. Wanneer je het ritme te pakken hebt, kun je je werklast verhogen.

5. Niet in staat om NEE te zeggen tegen anderen

Beleefd en behulpzaam zijn is geweldig, in elk opzicht!

Maar... doe jij misschien het werk van iemand anders, in plaats van je eigen werk?

Je moet leren NEE te zeggen als dit invloed heeft op jouw productiviteit en je kostbare tijd in beslag neemt. Hoewel nuttig en nodig een tamelijk sterke beweegreden is, verhindert het uiteindelijk dat je jouw volledige productiviteit bereikt, omdat ... je gewoon geen tijd hebt om je te concentreren op wat belangrijk is voor jou!

6. Afleiding accepteren

Afleidingen zijn echte productiviteitskillers.

Hoewel sommige daarvan onvermijdelijk zijn, kunnen de meeste afleidingen worden weggenomen.

Je mobiele telefoon in de gaten houden, sociale media doornemen, meerdere tabbladen open hebben, je met het huishouden bezig houden, meldingen, herinneringen, telefoongesprekken, praatjes met collega's – zeg het maar – het wemelt gewoon van afleidingen.

In plaats van afleidingen als onvermijdelijk kwaad te accepteren, moet je je erop richten ze proactief te voorkomen. Natuurlijk heb je een sterke wil nodig om alle verleidingen te weerstaan. Maar je kunt ophouden met tv-kijken en sociale media controleren, onnodige websites sluiten, je chatstatus op "Bezig" of "Niet storen" zetten en misschien zelfs het ondenkbare doen: je mobiele telefoon uitzetten.

7. Lange werktijden zonder pauzes

Langdurig werken leidt onvermijdelijk tot een gestaag verlies van concentratie. Je wordt langzamer, maakt meer fouten, mist belangrijke details of doet bepaalde dingen opnieuw. Dit alles is compleet tegenovergesteld aan productiviteit.

En vergeet niet de belangrijkste troef van je leven – je eigen gezondheid! Uit een studie gepubliceerd in The Lancet bleek dat medewerkers die lang werken een hoger risico op beroerte (33%) en hartaandoeningen (13%) hebben dan mensen die standaard kantooruren werken.

Houd je aan de normale werkuren en neem regelmatig pauzes om op te frissen en opnieuw op te laden. Het is bewezen dat korte pauzes de spanning verminderen, je mentale vermogen verhogen, stress en vermoeidheid verminderen en burn-out voorkomen.

8. Behoud van de "bootcamp”-mentaliteit

De meesten van ons zijn opgevoed met de overtuiging dat harder werken beter voor je leven is. Meestal gaat deze stelregel vergezeld met "Je moet hard voor jezelf zijn om iets in je leven te bereiken."

Discipline, afzien, hard werken, veerkracht – dat zijn de woorden die zo'n bootcamp-mentaliteit ondersteunen.

Als we hard voor onszelf zijn, kritiek naar onszelf kijken, doen we eigenlijk niets om onze productiviteit te verhogen. Integendeel, we verhogen het stressniveau, we voelen ons beschaamd en bang en uiteindelijk geven we eerder op.

Jezelf een idioot of een luilak noemen en boos worden helpt niet om weer productief te worden. Het is een negatief regime waarmee je in een negatieve spiraal komt.

Als iets niet goed gaat, wees dan vriendelijk voor jezelf. Wees aardig, begin opnieuw of schakel over op andere taken – laat gewoon los. Minder stress en een goed humeur zullen je beslist helpen om je concentratie te herstellen en je meer energie geven om zelfs de moeilijkste taak aan te pakken.

9. Tijdbesparende technologie negeren

Wat doe je uiteindelijk om je werkroutine te vereenvoudigen en de werklast te verminderen?

Minder taken op je nemen, is een geweldig begin. Maar hoe zit het met het gebruik van moderne technologie (programma's, systemen, apps, slimme apparaten enz.)? De schat aan technologie die tegenwoordig beschikbaar is, kan de efficiëntie van je dagelijkse werk drastisch verbeteren.

In een studie van Ultimate Software ontdekten onderzoekers dat 92% van de medewerkers beweerde dat technologie hen hielp om hun werk efficiënt en effectief uit te voeren. 

Van het automatiseren van tijdrovende, terugkerende taken tot het bewaren van alle informatie in één centraal systeem en snelle toegang tot gegevens onderweg – moderne technologie kan helpen om tijd te besparen en middelen productiever te gebruiken.

Je bent geen machine

Zaken voor elkaar krijgen is mooi, maar de dingen goed doen is beter!

Om je persoonlijke productiviteit echt te verbeteren, moet je dingen anders aanpakken. Eén van die dingen is jezelf op de eerste plaats stellen. In onze voortdurende zoektocht naar perfectie vergeten we vaak om aandacht te besteden aan de binnenkant: onze eigen waarden, prioriteiten en behoeften.

Je bent immers geen machine. Maar je kunt er zeker één gebruiken om de productiviteit te verhogen.

Een andere les is ophouden met het blussen van brandjes! Als je het druk hebt en overweldigd bent, ben je alleen bezig met het blussen van brandjes. En ook al blus je heel productief een groot aantal branden, druk bezig zijn houdt niet in dat jouw werk zonder brandschade blijft.

De conclusie is: waarde is beter dan kwantiteit, en efficiëntie is belangrijker dan productiviteit.

Zo brengt Jason Fried, CEO van Basecamp, het onder woorden: